1. De wijze waarop Andersen in Belgium persoonsgegevens beveiligt

Andersen in Belgium respecteert de Europese Privacywetgeving ( General Data Protection Resolution - GDPR), neemt de privacy van persoonsgegevens zeer ernstig en neemt gepaste maatregelen om uw persoonsgegevens op een veilige manier te verwerken en misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Indien u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met Andersen in Belgium via info@be.andersen.com, of per brief naar Andersen in Belgium, Bastion Tower, Marsveldplein 5-5, 1050 Elsene l Brussel.

2. Hoe verzamelt Andersen in Belgium persoonsgegevens?

Andersen in Belgium verzamelt en verwerkt persoonsgegevens afhankelijk van de relatie die het met u heeft.

Andersen in Belgium verzamelt en verwerkt persoonsgegevens :

• van klanten en potentiële klanten voor klanten- en dossierbeheer (o.a. klantenadministratie, naleven van wettelijke formaliteiten, behandelen en opvolgen van dossiers, opvolgen van offertes, facturatie en betalingsopvolging, opvolgen van de solvabiliteit, het verzenden van marketingmateriaal en nieuwsbrieven en het versturen van informatie en de mededeling van evenementen).
• Die u zelf geeft, zoals bijvoorbeeld bij communicatie via e-mails of andere kanalen, na gegevensuitwisseling in het kader van onder meer vergaderingen, conferenties en events, wanneer u zich inschrijft voor de nieuwsbrief of ander communicatiemateriaal, wanneer u een download vraagt van een van onze beschikbare documenten, wanneer u zich inschrijft voor een seminarie of event, wanneer u een contactformulier invult op de www.seeds.law website, wanneer u een aanvraag doet in verband met onze dienstverlening.

De gegevens die Andersen in Belgium van u verzamelt kunnen in principe de volgende zijn :

uw naam (voor- en familienaam), adresgegevens, e-mail adres, telefoonnummer, faxnummer, taalvoorkeur, uw bedrijfs- en functiegegevens, RPR-nummer, BTW-nummer, bankrekeningnummer, website en IP-adres, gegevens over uw activiteiten op onze website.

Voor zover dit vereist is, of als gevolg van het verzamelen van persoonsgegevens ons opgelegd door de wet, verzamelen wij ook gegevens omtrent het geslacht, de geboortedatum en de geboorteplaats.

In sommige gevallen zijn uw gegevens toegevoegd aan de Andersen in Belgium databank via informatie die ontvangen of opgezocht werd via andere kanalen, zoals opzoeking op publiek toegankelijke zoekmachines, sector specifieke nieuwsbrieven, sociale media en de websites van uw huidige werkgever of opdrachtgever.

Andersen in Belgium verwerkt (gebeurlijk) de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u in het kader van dossiers die het voor u behandelt :

• De gegevens die Andersen in Belgium wettelijk verplicht is te verzamelen in het kader van de anti-witwaswetgeving;
• De gegevens die u zelf verstrekt in het kader van de behandeling van uw dossier zoals bv. strafrechtelijk verleden, feiten en veroordelingen, financiële en fiscale toestand, gegevens van personen jonger dan 16 jaar en persoonsgegevens van waaruit gevoelige informatie kan worden afgeleid (ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen), of het lidmaatschap van een vakbond blijken, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid

3. Hoe gaat Andersen in Belgium om met persoonsgegevens?

Andersen in Belgium verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevens Bescherming (General Data Protection Resolution - GDPR).

Andersen in Belgium gebruikt de persoonsgegevens die het verzamelt voor het volgende doel en op basis van de volgende grondslag :

• De levering van onze diensten : in het kader van de diensten die u aan Andersen in Belgium en derden dienstverleners, aangesteld door Andersen in Belgium, vraagt te leveren;
• Het beheer van de boekhouding, het verzenden van ereloonnota's en facturen en/of betalingsherinneringen per e-mail;
• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Andersen in Belgium rust, zoals de procedure en voorwaarden voor de aanvaarding van een cliënt of een opdracht, conflict-checks, de formaliteiten te vervullen in het kader van de anti-witwaswetgeving, de jaarlijkse mededeling van de derdenrekening, de intracommunautaire BTW-aangifte, … enz. …
• Voor het bieden, personaliseren, meten en verbeteren van onze marketing : Andersen in Belgium ijvert er voortdurend voor haar diensten zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor ondernemingen, cliënten en potentiële cliënten en hen daarover te informeren. Daarom is het het (gerechtvaardigd) belang van Andersen in Belgium om te achterhalen waarop u klikt en wat u vindt van onze dienstverlening. Om deze reden verwerkt Andersen in Belgium uw persoonsgegevens om u :
• nieuwsbrieven of ander gelijkaardig communicatie- en promotiemateriaal te versturen. Elke nieuwsbrief geeft u opnieuw de mogelijkheid om u uit te schrijven.
• te informeren over extra diensten, evenementen, aanbiedingen, promoties en voordelen;
• uit te nodigen feedback te geven over onze diensten;
• uitnodigingen voor evenementen, seminaries en lezingen te versturen;
• Voor de verwerking van de persoonsgegevens van sollicitanten, personeelsleden en zelfstandige advocaten die als vennoot of medewerker verbonden zijn met Andersen in Belgium. In dat verband worden betrokken persoonsgegevens conform de wetgeving verwerkt in een sollicitanten- en personeelsbestand of bestand van zelfstandige advocaten-medewerkers in het kader van volgende doeleinden : eventuele aanwerving, voeren van personeelsbeleid en –administratie, vorming en evaluatie van personeelsleden en advocaten-medewerkers en/of vennoten, voldoen aan sociale, fiscale en andere verplichtingen; verspreiden van publicaties en interne communicatie; veiligheid en risicopreventie, fraudebestrijding, kostenaanrekening, loon- en ereloonadminisitratie, e-mailverkeer. Deze gegevens worden verwerkt op basis van enerzijds de toestemming van de betrokken personen en anderzijds de wettelijke bepalingen inzake het arbeids- en sociale zekerheidsrecht of de voorschiften van de Ordes van Advocaten. Aangezien de verwerking voor sollicitanten gebaseerd is op het verkrijgen van gegevens op basis van hun toestemming, kan de sollicitant deze ook steeds intrekken. In dat geval kan er geen arbeidsovereenkomst tot stand komen. Hetzelfde geldt voor medewerkersovereenkomsten met zelfstandige advocaten. Eens in dienst van of gebonden door een medewerkingsovereenkomst met Andersen in Belgium, kan men zich niet meer verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens voor de vermelde doeleinden.
• Om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
• Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Andersen in Belgium of van een derde.

4. Delen van persoonsgegevens met derden - Internationaal gegevenstransfer

Uw gegevens zullen nooit aan derden worden verkocht.

In welbepaalde gevallen is het noodzakelijk dat Andersen in Belgium uw persoonsgegevens deelt met andere dienstverleners die optreden als onderaannemer. In dat geval verzoekt Andersen in Belgium hen om hetzij op te treden als dienstverlener aan Andersen in Belgium in een wel bepaald dossier, of in naam of voor rekening van de cliënt via Andersen in Belgium, of rechtstreeks aan de cliënt diensten te verstrekken.

De bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, hebben de plicht tot geheimhouding en mogen de specifieke gegevens uitsluitend gebruiken voor het leveren van de diensten op de instructies van Andersen in Belgium alsook te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens als deze van Andersen in Belgium.

Transfer van persoonsgegevens buiten de EU/EER gebeurt met respect van de gegevensbeschermingswetgeving.

Het beschermingsniveau kan buiten de Europese Economische Ruimte lager zijn. In dergelijke gevallen en waar nodig zullen wij ervoor zorgen dat er een wettelijke basis is voor een dergelijke overdracht en dat een adequate bescherming van uw gegevens wordt geboden, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

Het kan ook gebeuren dat Andersen in Belgium zijn leveranciers en dienstverleners toegang moet geven tot uw persoonsgegevens wanneer zij aan Andersen in Belgium diensten verstrekken, bijvoorbeeld om zijn IT-systemen te onderhouden en herstellen, of om een second opinion of een advies van een andere dienstverstrekker, die past in ons multidisciplinair team, te bekomen.

Het kan ook gebeuren dat Andersen in Belgium (wettelijk) verplicht is of voor de handhaving van de Algemene Voorwaarden, uw gegevens moet bekendmaken aan derden, en onder meer :

• In geval van geschillen;
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals voldoen aan gerechtelijke bevelen;
• Om samen te werken met de politiediensten of de belastingautoriteiten;

5. De "www.seeds.law" website

5.1 Cookies

Andersen in Belgium gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op de privacy.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website van Andersen in Belgium wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en zij onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen we hiermee onze website optimaliseren.

Ook door ons statistiekenpakket, Google Analytics, worden cookies geplaatst. Andersen in Belgium wil graag weten hoe onze bezoekers de website gebruiken en hoeveel mensen maandelijks onze website bezoeken, zodat we het gebruik van de website kunnen optimaliseren en u zo goed mogelijk van dienst zijn. Bij Google Analytics wordt de informatie zo goed mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet gebruikt.

Wilt u de cookies uitschakelen of verwijderen? Dit kunt u doen door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. U kan daarnaast ook de informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Hebt u verder nog vragen over onze cookies? Neem dan gerust contact op via info@be.andersen.com

5.2 Sociale media

Wij willen het u graag zo makkelijk mogelijk maken om de content van onze website te delen via Sociale Media. Dit kan onder andere door middel van Sociale Media (share) buttons.

Van de volgende Sociale Media Platforms hebben wij de buttons geplaatst. Lees de privacy policyen van de respectievelijke Sociale Media platforms om te weten hoe zij omgaan met privacy. Hieronder vindt u de verschillende privacy verklaringen: Linkedin

5.3 Links

Op onze website www.seeds.law. kan u links naar externe websites aantreffen. Door op zulke link te klikken gaat u naar een website buiten www.seeds.law om. Het kan zijn dat deze externe websites gebruik maken van cookies. Graag verwijzen wij hiervoor naar de cookie- of privacy policy van de betreffende website.

5.4 Gegegens van websitebezoekers jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd of wij gebonden zijn door de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen.

Andersen in Belgium kan echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als u er van overtuigd bent dat Andersen in Belgium zonder die toestemming persoonlijke gegevens heeft verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@be.andersen.com.

6. Welke rechten hebt u in verband met uw persoonsgegevens?

Andersen in Belgium staat graag ter uwer beschikking indien u vragen of opmerkingen hebt in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens.

Neem gerust contact op met Andersen in Belgium via info@be.andersen.com indien u :

• Wenst te weten welke persoonsgegevens we over u verzamelen en verwerken;
• Een kopie wenst te vragen van de gegevens die we van u bewaren;
• Onnauwkeurige of onvolledige gegevens wenst te laten corrigeren;
• Bezwaar wenst te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en/of uw gegevens wenst te laten verwijderen;
• De verzameling en verwerking van uw gegevens wenst te beperken. Hou er wel rekening mee dat dit als gevolg zal hebben dat u niet meer de informatie en diensten zal ontvangen zoals hierboven beschreven;
• Gebruik wenst te maken van uw recht op gegevensoverdraagbaarheid, namelijk dat u bij Andersen in Belgium een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij over u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde persoon of organisatie, te sturen.

Om er zeker van te zijn dat voorgaande verzoeken door u zijn gedaan, zal een kopie worden gevraagd van uw identiteitsbewijs. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Andersen in Belgium houdt eraan zo snel mogelijk op uw verzoek te reageren en ten laatste binnen 30 dagen.

U dient evenwel voor ogen te houden dat Andersen in Belgium gebeurlijk niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraging, omwille van onze wettelijke verplichtingen, redenen van algemeen belang (bewaren, statistische analyse, aangifte), voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie of in het kader van het beroepsgeheim.

Indien u van mening bent dat uw gegevens foutief worden verwerkt, kan u klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel. +32 (0)2 274.48.00, contact@apd-gba.be, https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

7. Bewaartermijn

Andersen in Belgium bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Wanneer u zich uitschrijft voor de nieuwsbrief, zullen uw persoonsgegevens uiterlijk aan het eind van de desbetreffende maand uit het systeem worden verwijderd.

De gegevens in ons boekhoud- en CRM-systeem bewaren we tenminste 10 jaar, onder andere om aan al onze wettelijke verplichting te voldoen. Deze gegevens worden binnen 1 jaar na het verlopen van deze verplichting door ons verwijderd.

De bovenstaande termijn geldt, mits er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaat de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

8. Wijzigingen

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. De wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding.

Andersen in Belgium (Peeters Advocaten-Avocats), Bastion Tower, Marsveldplein 5-5, 1050 Elsene l Brussel, T. +32 (0)2 747 40 07, F. +32 (0)2 304 81 13, info@be.andersen.com, www.seeds.law