B2B gestructureerde elektronische facturering

In dit verband is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen elektronisch verzonden facturen in pdf-formaat en de verplichting om elektronische facturen te verzenden (e-invoicing), die beperkter is en aan een strikte procedure is onderworpen.

De wet definieert elektronische facturering of e-facturering als een elektronische factuur “die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt”.

1. Voor wie geldt de verplichting tot e-invoicing?

Elektronische facturering is van toepassing op alle aankopen en verkopen van goederen en/of diensten in België en tussen in België gevestigde BTW-plichtige ondernemingen.

Vanuit praktisch oogpunt zijn de bedrijven waarop de verplichting tot elektronische facturatie betrekking heeft, de bedrijven die in België gevestigd, geregistreerd en BTW-plichtig zijn.

Bijgevolg heeft de e-factureringsverplichting ook betrekking op buitenlandse entiteiten met een vaste inrichting in ons land, maar is ze niet van toepassing op bedrijven die buiten het nationale grondgebied gevestigd zijn (zelfs als ze voor BTW-doeleinden in België geïdentificeerd zijn, met of zonder de aanstelling van een verantwoordelijke vertegenwoordiger).

De wet specificeert echter dat bepaalde uitreikers van facturen zijn uitgesloten van het toepassingsgebied van de e-factureringsregels, met name:

• Belastingplichtigen die onder een forfaitaire btw-regeling vallen, met uitzondering van de bijzondere btw-regeling voor landbouwers;
• BTW-plichtigen die failliet zijn verklaard;
• Personen die een btw-vrijstelling genieten krachtens artikel 44 van het BTW-wetboek.

Bij wijze van voorbeeld: een ambulancevervoersbedrijf zal niet onderworpen zijn aan de e-factureringsplicht, terwijl een Belgisch bedrijf dat een gerechtelijke reorganisatieprocedure ondergaat maar BTW-plichtig is, zal moeten voldoen aan de nieuwe factureringsregels.

Opgemerkt zij dat de ontvanger van de factuur verplicht is deze te aanvaarden.

2. Hoe wordt elektronische facturatie ingevoerd?

We zullen moeten wachten op een Koninklijk Besluit voordat we de technische details kennen van de verplichtingen die moeten gerespecteerd worden bij het uitreiken, verzenden en ontvangen van elektronische facturen.

Vermoedelijk zal aanbevolen worden om het Europese PEPPOL-netwerk te gebruiken, tenzij de partijen in onderling overleg beslissen om een ander netwerk te kiezen voor hun gestructureerde elektronische facturatie.

In ieder geval zullen bedrijven moeten voldoen aan de Europese norm (EN 16931-1 en CEN/TS 16931-2) die de structuur van de elektronische factuur definieert.

De gegevens zullen dan worden doorgestuurd door het bedrijf dat de transactie uitvoert via een specifiek platform dat door de belastingdienst ter beschikking wordt gesteld.

Het openbare HERMES-platform kan echter tijdelijk worden gebruikt om elektronische facturen te verzenden als de ontvanger nog niet over geschikte software hiervoor beschikt.

3. Wanneer is e-facturering verplicht?

De e-factureringsverplichting moet ingaan op 1 januari 2026 en vanaf die datum moeten de betrokken bedrijven voldoen aan specifieke factureringsprocedures.

Het niet naleven van deze procedures zal leiden tot zware boetes, aangezien de belastingdienst zal oordelen dat er geen factuur is uitgereikt. Dit maakt het onmogelijk om de BTW op de factuur terug te vorderen en kan leiden tot een fiscale boete.

4. Aftrek van kosten in verband met elektronische facturering

Er moet worden benadrukt dat een tijdelijke aftrek van kosten, verhoogd met 120 %, is voorzien, met uitzondering van afschrijvingskosten, voor kosten die worden gemaakt voor het installeren van factureringssoftware, evenals voor advieskosten in verband met de verplichtingen in deze wet. 

Deze maatregel is van toepassing op eenmanszaken en kmo’s van belastingjaar 2024 tot en met 2027. 

Het dekt bijvoorbeeld de kosten van periodieke abonnementen op factureringsprogramma’s en advieskosten die specifiek zijn gemaakt voor de voorbereiding of uitvoering van de verplichtingen in deze wet. 

Afschrijvingskosten met betrekking tot elektronische facturering voor eenmanszaken en kmo’s zullen in aanmerking komen voor de verhoogde investeringsaftrek van 20 % vanaf 1 januari 2025. 

Op die manier wordt een gelijke fiscale behandeling van de uitgaven voor gestructureerde elektronische facturering gegarandeerd, ongeacht of de uitgaven de vorm aannemen van een investering of van zuivere kosten. 

Gezien de complexiteit van de procedures en de verscheidenheid aan situaties, is het raadzaam om professioneel advies in te winnen. Onze specialisten in fiscaal recht staat graag klaar voor u om u door het proces loodsen en al uw vragen te beantwoorden.

Aarzel dus niet om contact op te nemen met onze specialisten op +32 (0)2 747 40 07 of info@be.Andersen.com.