België voert nieuwe arbeidsregelgeving in.

Werkplekonderzoeken moeten voldoen aan de vooraf vastgestelde interne voorschriften.

Werkplekonderzoeken zijn een belangrijk instrument voor werkgevers om vermoedelijk wangedrag, fraude of schendingen van interne regels aan te pakken. De Belgische Wet op Particulier Onderzoek (PIA) introduceert echter specifieke vereisten waarmee werkgevers rekening moeten houden alvorens dergelijke onderzoeken uit te voeren.

Aangezien de overgangsperiode eindigt op 16 december 2026, moeten werkgevers ervoor zorgen dat de noodzakelijke interne regels aanwezig zijn.

De wet heeft betrekking op particuliere onderzoeken die gericht zijn op het verzamelen van informatie ter bescherming van de belangen van een werkgever in bestaande of potentiële geschillen, waaronder vermoedelijke diefstal, fraude of wangedrag van werknemers. Niet elke routinematige HR-vraag valt echter onder de reikwijdte van de wet.

Werkgevers moeten interne regels opstellen waarin werknemers worden geïnformeerd over mogelijke onderzoeken en waarin de toepasselijke procedures worden beschreven. Deze regels moeten specificeren wanneer onderzoeken kunnen worden gestart, wie ze mag uitvoeren, welke onderzoeksmethoden zijn toegestaan, wat de mogelijke gevolgen zijn en welke rechten werknemers hebben. De regels kunnen worden opgenomen in het arbeidsreglement, een collectieve arbeidsovereenkomst of, naar alle waarschijnlijkheid, een afzonderlijk intern beleid. Werknemers moeten adequaat worden geïnformeerd.

Niet-naleving kan bewijsmateriaal ongeldig maken, wat mogelijk gevolgen kan hebben voor disciplinaire maatregelen of ontslag om ernstige redenen. Werkgevers dienen daarom hun bestaande beleid, inclusief klokkenluidersprocedures, te herzien en ervoor te zorgen dat ze vóór de deadline voldoen aan de eisen op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Een mogelijke verlenging van de wettelijke termijn blijft onzeker.

De invoering van een verplichte werktijdregistratie wordt in 2027 verwacht.

De Belgische overheid bereidt zich voor op de invoering van een algemene verplichting voor werkgevers om de werktijden van werknemers te registreren vanaf 1 januari 2027. Werkgevers zonder een geschikt registratiesysteem krijgen tot 1 april 2027 de tijd om hieraan te voldoen.

Dit initiatief volgt op uitspraken van het Europees Hof van Justitie waarin lidstaten worden verplicht ervoor te zorgen dat werkgevers een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem implementeren voor het meten van de dagelijkse werktijd van werknemers.

Werkgevers blijven vrij om de registratiemethode te kiezen die het beste bij hun organisatie past. Een traditioneel in- en uitkloksysteem is niet verplicht. Digitale applicaties, bestaande HR-systemen of tools die afwijkingen van overeengekomen werktijden registreren, kunnen volstaan, mits ze de daadwerkelijk gewerkte uren nauwkeurig weergeven.

De verplichting zal naar verwachting gelden voor werkgevers in zowel de private als de publieke sector, hoewel er uitzonderingen kunnen worden gemaakt voor bepaalde categorieën werknemers.

Zelfs vóór de inwerkingtreding van de nieuwe wetgeving kan het ontbreken van betrouwbare werktijdregistratie bewijsproblemen opleveren voor werkgevers in geschillen over overuren.

Werkgevers wordt daarom geadviseerd hun bestaande registratiesystemen te herzien en te beoordelen of aanpassingen aan interne procedures, salarisverwerking of gegevensbeschermingsbeleid nodig zijn.

Het definitieve wetgevingskader moet nog worden vastgesteld.