PEPPOL COUNTDOWN: êtes-vous prêt pour la facturation électronique en 2026 ?

Malgré les nombreuses campagnes d’information, il apparaît que moins de la moitié des entreprises belges sont actuellement en conformité avec cette nouvelle obligation légale. À défaut de transition dans les délais requis, les entreprises s’exposent, à compter du 1^er janvier 2026, notamment aux risques suivants :

• Factures juridiquement invalides, entraînant l’absence de toute obligation de paiement à charge du client ;
• Perte du droit à déduction de la TVA ;
• Litiges et perturbations opérationnelles ;
• Amendes administratives pouvant atteindre 5.000 EUR par facture erronée ;
• Responsabilité contractuelle et préjudice réputationnel.

Le Service public fédéral Finances (SPF Finances) a toutefois récemment annoncé l’instauration d’une période de tolérance de trois mois (jusqu’à la fin mars 2026). Durant cette période, aucune amende ne sera infligée en cas d’envoi de factures en dehors du réseau Peppol, à condition que l’entreprise concernée puisse démontrer qu’elle a pris en temps utile les mesures nécessaires (par exemple : conclusion d’un contrat avec un fournisseur de logiciels, planification interne du projet, etc.) afin de se conformer à cette nouvelle obligation légale.

Vous trouverez ci-dessous un guide pratique : qui, quoi et comment avant le 1^er janvier 2026 ?

1. Qui est tenu d’utiliser Peppol ?

• Les assujettis à la TVA établis en Belgique (c’est-à-dire les personnes assujetties établies en Belgique) dans un contexte B2B belge, y compris les associations sans but lucratif (ASBL). Les entités uniquement immatriculées à la TVA en Belgique sans y être établies ne relèvent pas de cette obligation, même si elles restent soumises à certaines obligations TVA en Belgique (telles que les déclarations TVA, les obligations de facturation, etc.).
• Contexte B2B intra-UE ? L’obligation de facturation électronique pour les factures B2B intracommunautaires n’entrera en vigueur qu’à compter du 1^er juillet 2030.
• B2C ? Aucune obligation légale, mais en cas d’application volontaire, il convient de veiller au respect du GDPR transmission numérique sécurisée) ainsi que des règles de protection des consommateurs (telles que la communication transparente, l’existence d’une alternative accessible pour les clients non numériques, etc.).

2. Qu’est-ce qui change ?

• Seules les factures transmises via Peppol seront considérées comme juridiquement valablement émises.
• Toute erreur dans une facture, après transmission via Peppol, ne pourra être corrigée que par l’émission d’une note de crédit, laquelle devra également être envoyée via Peppol.
• Peppol garantit la preuve et la traçabilité : le système enregistre automatiquement la date et l’heure d’envoi et de réception. Les contestations du type « je n’ai pas reçu la facture » disparaîtront dès lors.

Peppol n’a en revanche aucune incidence sur les éléments suivants :

• Les délais  de  paiement restent  régis  par  les dispositions  légales  et contractuelles applicables. Peppol ne régit pas le paiement des factures.
• L’acceptation de la facture demeure soumise aux règles existantes. Après réception via Peppol, le client reste tenu de vérifier la facture et, le cas échéant, de la contester. Toute contestation doit être introduite dans un délai raisonnable et être dûment motivée.
• Les rappels de paiement et mises en demeure ne transitent pas par Peppol, mais continuent d’être envoyés par courrier électronique ou par lettre recommandée.

3. Mettez à jour vos conditions générales

• Désignez Peppol comme le seul mode de transmission juridiquement valable des factures. Prévoyez que toute autre forme de facture ne pourra être considérée qu’à titre de copie.
• Mentionnez votre identifiant Peppol (votre adresse électronique unique) afin d’éviter toute contestation relative à un point de livraison erroné ou incorrect.
• Adaptez les clauses relatives au paiement, à la vérification et aux contestations à l’utilisation de Peppol. Parexemple: le client devra signaler toute erreur dans un délai de X jours à compter de la réception via Peppol (le ‘processing’  des factures via Peppol peut plus facilement constituer une acceptation implicite).

Tous les logiciels Peppol ne permettent pas la communication automatique des conditions générales. Il reste dès lors recommandé de transmettre les conditions générales séparément, notamment avec les offres, bons de commande, confirmations de commande, bons de livraison, etc.

4. Des questions concernant la mise en oeuvre, l’impact juridique ou vos conditions générales ?

Andersen in Belgium se tient à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en œuvre pratique et juridique de Peppol au sein de votre entreprise, ainsi que dans l’adaptation de vos contrats et de vos conditions générales è cet égard.

David Van Iseghem (Partner – Mediator) & Roxane Vrambout (Associate)